Kiedy dzwonić pod numer alarmowy
Pożar, zapach dymu w budynku, wypadek z osobami poszkodowanymi czy podejrzenie ulatniania się niebezpiecznej substancji wymagają niezwłocznego zgłoszenia pod numer 112. Nie należy w takich sytuacjach dzwonić na numer biura jednostki ani czekać na odpowiedź na wiadomość elektroniczną. Podczas rozmowy trzeba podać miejsce zdarzenia, możliwie dokładny adres, rodzaj zagrożenia oraz informację, czy ktoś potrzebuje pomocy. W Gnieźnie i okolicach przydatne może być wskazanie ulicy, numeru posesji, charakterystycznego punktu lub dojazdu od strony konkretnej drogi. Zgłoszenie kończy się dopiero wtedy, gdy pozwoli na to operator. Nie należy wracać do zadymionego budynku po dokumenty ani próbować samodzielnie usuwać zagrożenia, jeśli wiąże się to z ryzykiem dla zdrowia.
Sprawy niewymagające interwencji
Kontakt z jednostką w zwykłym trybie dotyczy innych spraw niż wezwanie do zdarzenia. Mogą to być pytania o zasady bezpieczeństwa pożarowego, działalność edukacyjną, informacje związane z ochroną przeciwpożarową obiektu albo sposób złożenia pisma. Przed telefonem dobrze ustalić, czego dokładnie dotyczy sprawa: budynku mieszkalnego, lokalu użytkowego, planowanego wydarzenia czy dokumentu otrzymanego wcześniej z jednostki. W przypadku korespondencji należy podać dane umożliwiające identyfikację sprawy, w tym numer pisma, jeśli został nadany. Zakres spraw załatwianych przez poszczególne jednostki nie jest jednakowy; w kwestiach urzędowych właściwość podmiotu należy potwierdzić przed wizytą.
Jeśli sprawa dotyczy kontroli lub wymaga złożenia dokumentów, należy wcześniej ustalić sposób ich przekazania i godziny przyjmowania interesantów. Przydatne bywają adres obiektu, dane jego zarządcy oraz opis instalacji lub miejsca, którego dotyczy pytanie. Sam telefon nie zastępuje zgłoszenia ani wniosku, gdy wymagane jest pismo. Nie należy również zakładać, że każda jednostka straży pożarnej wydaje opinie czy prowadzi postępowania administracyjne. Ochotnicza straż pożarna i Państwowa Straż Pożarna pełnią różne zadania, dlatego przed skierowaniem dokumentów trzeba ustalić właściwego adresata.
Wizyta i kontakt z jednostką
Przed wizytą należy sprawdzić aktualny adres, numer telefonu oraz możliwość osobistego załatwienia danej sprawy. Budynek jednostki nie musi być miejscem stałej obsługi interesantów, a obecność strażaków może zależeć od prowadzonych działań. Jeżeli kontakt dotyczy spotkania edukacyjnego lub udziału jednostki w wydarzeniu, zgłoszenie z wyprzedzeniem powinno zawierać proponowany termin, miejsce i przewidywaną liczbę uczestników. Taka prośba wymaga potwierdzenia przez jednostkę; samo przesłanie wiadomości nie oznacza rezerwacji terminu. W sprawach dotyczących konkretnej interwencji najlepiej przygotować datę, lokalizację zdarzenia i dane pozwalające określić związek ze sprawą. Informacje o osobach uczestniczących w zdarzeniu mogą podlegać ograniczeniom w udostępnianiu.